Defter ve belgelerin muhafazası ve ibrazı

Genel açıklama: Defter ve belgelerin muhafazası ve ibrazı yükümlülüğü, vergi idaresinin mükellefin işlemlerini denetleyebilmesini sağlar. Mükellefler, vergiyle ilgili defter, belge ve kayıtları kanunda belirtilen süreler boyunca saklamalı ve yetkili makamların usulüne uygun talebi üzerine sunmalıdır.

Açıklama / detay içerik: Mükellefler, vergi kanunlarına göre tutmak zorunda oldukları defterleri, düzenledikleri belgeleri ve kayıtlarını belirli sürelerle muhafaza etmelidir. Vergi incelemesi sırasında yetkili memurun yazılı talebi üzerine defter ve belgelerin ibraz edilmesi gerekir. Elektronik ortamda tutulan kayıtlar bakımından da erişilebilirlik, okunabilirlik ve gerektiğinde çıktı alınabilirlik sağlanmalıdır. İbraz yükümlülüğünün yerine getirilmemesi özel usulsüzlük cezasına, incelemenin farklı yöntemlerle yürütülmesine veya şartları varsa ceza soruşturmasına neden olabilir.

Temel maddeler: Defter ve belgeler kanuni süre boyunca saklanmalıdır. Yetkili makamların talebi üzerine ibraz edilmelidir. Elektronik kayıtlar da muhafaza ve ibraz kapsamına girebilir. İbraz talebi usulüne uygun olmalıdır. Belgelerin ibraz edilmemesi idari ve cezai sonuçlar doğurabilir.

Dikkat edilmesi gerekenler: İbraz talebinin hangi belgeleri, hangi dönemi ve hangi süreyi kapsadığı dikkatle incelenmelidir. Belgelerin kaybolması, yangın, hırsızlık veya mücbir sebep nedeniyle ibraz edilememesi ile belgeleri bilinçli olarak gizlemek aynı değildir. Elektronik kayıtların yedeklenmesi ve erişilebilir tutulması gerekir. İbraz süresi içinde yetkili makama başvurularak ek süre veya mazeret talep edilmesi mümkün olabilir.