E-Fatura ve e-Arşiv fatura kullanımı

Genel açıklama: E-Fatura ve e-Arşiv fatura, vergi mükelleflerinin mal teslimi veya hizmet ifalarını elektronik ortamda belgelendirmesini sağlayan fatura türleridir. Bu belgeler kâğıt faturanın dijital görüntüsünden ibaret değildir; mevzuatta belirlenen teknik formatta oluşturulması, iletilmesi, muhafaza edilmesi ve gerektiğinde ibraz edilmesi gerekir.

Açıklama / detay içerik: E-Fatura uygulamasında faturalar, uygulamaya kayıtlı alıcı ve satıcılar arasında Gelir İdaresi Başkanlığının belirlediği elektronik sistem üzerinden düzenlenir ve iletilir. E-Arşiv fatura ise e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara veya ilgili koşulları taşıyan işlemlere elektronik ortamda düzenlenebilir.

Elektronik fatura düzenlenirken faturanın tarihi, sıra ve numarası, satıcının ve alıcının bilgileri, mal veya hizmetin niteliği, miktarı, birim fiyatı, vergi oranı ve vergi tutarı doğru şekilde gösterilmelidir.

Fatura düzenleme süresi, malın teslimi veya hizmetin yapılmasından itibaren kanunda belirtilen süreyle sınırlıdır. Elektronik ortamda düzenleme yapılması, gerçek teslim veya hizmet tarihini değiştirmez.

Elektronik belgeler, oluşturuldukları ve iletildikleri biçimde saklanmalıdır. Elektronik belgenin sonradan değiştirilmediğinin, kimin tarafından düzenlendiğinin ve hangi işlemle ilgili olduğunun ispatlanabilmesi gerekir.

E-Fatura veya e-Arşiv fatura kullanma zorunluluğu bulunan bir mükellefin kâğıt fatura düzenlemesi, belgenin hiç düzenlenmemiş sayılması veya özel usulsüzlük cezası gibi sonuçlar doğurabilir. Bu nedenle mükellefin sektörüne, cirosuna ve faaliyet türüne göre güncel zorunlulukları ayrıca kontrol edilmelidir.

Temel maddeler: Faturanın düzenlenme zamanı ve şekli 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun 231. maddesinde, fatura kullanma zorunluluğu 232. maddesinde, elektronik belge ve elektronik kayıtların düzenlenmesi ise mükerrer 242. maddesinde düzenlenir.

Dikkat edilmesi gerekenler: E-Fatura ile e-Arşiv fatura aynı uygulama değildir. Alıcının elektronik fatura sistemine kayıtlı olup olmadığı, işlem türü, fatura düzenleme süresi ve elektronik belgenin muhafaza biçimi mutlaka kontrol edilmelidir. Teknik sistemde yaşanan sorunlar, belge düzenleme yükümlülüğünü her durumda ortadan kaldırmaz.